Paso 6: Cierre el Trato


Así que ha encontrado un plan que ofrece buenos beneficios por un precio justo, una selección de proveedores que le gusta, y que le convence por ser una compañía solvente y bien administrada. ¿Cuál es el siguiente paso? A continuación le explicamos los siguientes pasos que tiene que dar para sellar el trato e implementar su plan.

Firmar el Contrato

Una vez que ha revisado sus opciones y ha tomado una decisión, ha llegado la hora de firmar el contrato y hacer el primer pago. Recuerde que los precios que le ofrecieron sólo estarán disponibles durante un periodo limitado de tiempo—normalmente 30 días—así que si encuentra un plan adecuada para su empresa, no se retrase mucho.

Informar a los Empleados

Necesita informar a los empleados sobre los detalles importantes de cómo funcionará el plan para ellos, como:

  • Qué cobertura va a ofrecer. Informe a los empleados de los tipos y diseños de planes entre los que pueden elegir y cuánto tendrán que pagar, ya sean primas o costos compartidos, como copagos o deducibles.
  • Cómo funciona. Se ahorrará muchos dolores de cabeza si se asegura que los empleados saben cómo usar su seguro médico, incluyendo el seleccionar un médico, comprender las normas dentro y fuera de la red, etc.
  • Cómo inscribirse y usar el plan. La inscripción y la fecha del inicio de la cobertura son especialmente importantes para cualquiera que sea nuevo al plan. Explique cómo llenar el formulario de inscripción y comenzar a utilizar el seguro médico.
  • Cúanto costará. Asegúrese de que los empleados sepan qué primas se les deducirán y si son responsables de copagos o coseguros. Acuérdese de preparar el terreno sobre cómo planea compartir costos en el futuro.
  • Cómo renunciar de la cobertura. Algunos empleados quizá ya tengan seguro médico a través de un cónyuge o familiar, o simplemente no quieran participar. Si es así, necesitan saber cómo declinar la cobertura del plan médico de su compañía.

Papeleo del Empleado

Normalmente, los empleados necesitan llenar un formulario de inscripción y puede que necesiten elegir un médico de atención primaria (PCP) del directorio de proveedores (normalmente con planes HMO y POS). Algunas aseguradoras médicas están utilizando inscripciones por el Internet para minimizar errores y agilizar la cobertura.

Después de inscribirse, el empleado recibirá una tarjeta de identificación que presentará en la consulta al médico o al hospital. A veces, no recibirá la tarjeta de identificación hasta un mes o más después del comienzo de la cobertura. Informe a sus empleados de cuándo esperarla y si se les enviará a la casa o a la oficina. Mientras tanto, la aseguradora médica puede darle a usted el número del grupo y de cada miembro, y la manera de obtener medicamentos con receta o atención médica antes de tener la tarjeta en mano.

Es una buena idea organizar una reunión con los empleados para responder a sus preguntas y explicar cómo llenar los formularios de inscripción, elegir un médico de atención primaria y presentar reclamaciones. Un agente o corredor de seguros puede asistirle antes, durante, y después de la reunión.

Papeleo del Empleador

Ofrecer cobertura de grupo requiere mucho papeleo. Tendrá que prestar atención a:

  • Facturas mensuales. El no pagar las primas es una de las razones por las que una aseguradora médica puede cancelar su cobertura. Asegúrese de pagar a tiempo, e incluir la cantidad correcta para cada empleado.
  • Elegibilidad. Asegúrese de informar a su aseguradora médica de cualquier cambio, como la contratación o despido de empleados, o el cambio de dependientes. (Para más detalles sobre sus obligaciones con empleados despedidos, acuda a “Leyes Relacionadas con el Seguro Médico”, en particular las secciones sobre COBRA y HIPAA).
  • Contestar las preguntas de sus empleados. Con toda probabilidad, sus empleados tendrán preguntas sobre el procedimiento de referencias, las reclamaciones procesadas incorrectamente, los proveedores dentro de la red y la cobertura de sus seres queridos. Una forma de reducir el número de preguntas de sus empleados es el asegurarse de que poseen información actualizada sobre el plan.
En la caja de herramientas, busque los recursos que pueden serle útiles a usted y a sus empleados si surgen problemas con su plan médico.

¡Felicidades!

Ha completado el proceso paso-a-paso. Para más información, acuda a la Guía de Referencia, donde se ofrecen más detalles y recursos sobre varios temas.