Procedimientos y Opciones de Inscripción


Una vez que haya seleccionado un plan de salud, tendrá que atender a todos los detalles relacionados con la inscripción y eliminación de sus empleados. A continuación explicamos cómo se puede llevarlo a cabo y las normas de las que necesita estar al tanto.

Inscribir y Eliminar el Registro de Cobertura de los Empleados

Usted puede inscribir empleados nuevos en el plan médico en el momento en que los contrata como empleados de su empresa; normalmente el primero del mes siguiente a la firma del contrato o el primero del mes después de completar el periodo de prueba. Una vez que el empleado elige un plan, el plan permanece en vigor hasta que ocurra una de las dos cosas siguientes:

  • Inscripción abierta. A continuación se detalla la información.
  • Cambio de categoría de elegibilidad. Vea más abajo el apartado, Hacer Cambios en la Inscripción, para más información.

Puede eliminar el registro de cobertura medica de los empleados en cualquier momento del año por razones de:

  • Terminación. Despido, jubilación o renuncia.
  • Cambio de horario o clasificación. Los empleados que al reducir su horario no reúnen los requisitos necesarios para recibir seguro, o que pasan a una clasificación a la que no se ofrece seguro (por ejemplo, los trabajadores estacionales). A los empleados (y sus dependientes) que pierden cobertura se les debe dar la opción de continuar con su seguro médico por cuenta propia.
Hay leyes como “La Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1986” (conocida por sus siglas en inglés, COBRA) que regulan la forma en que los empleadores pueden extender los beneficios médicos a empleados que dejan de trabajar en la empresa. En la caja de herramientas, vea el apartado “Leyes Relacionadas con el Seguro Médico” para más información.

Inscripción Abierta

Cada año, los empleados tienen la opción de cambiar su cobertura médica durante el periodo de “inscripción abierta”. El periodo de inscripción abierta para pequeños empleadores suele ser el mes anterior a la fecha de renovación de la póliza y suele durar de una o dos semanas. Durante este plazo, los empleados reciben materiales escritos sobre el plan, tienen la oportunidad de hacer preguntas sobre sus opciones y se inscriben en un plan. Pueden añadir o eliminar dependientes, elegir un plan médico diferente o inscribirse en ofertas nuevas como beneficios opcionales; por ejemplo, la quiropráctica o planes dentales.

La cobertura comienza en una fecha específicada después de la inscripción abierta y suele durar un año entero. Algunas compañías ofrecen inscripción abierta en el otoño, y la cobertura dura del 1º de enero al 31 de diciembre. No obstante, si desea recibir un servicio óptimo de su agente o corredor de seguros y de la aseguradora médica, evite la temporada de alta demanda y planifique el periodo de inscripción abierta en otras fechas. Por ejemplo, para un año de cobertura del 1º de julio al 30 de junio, la inscripción abierta sería en la primavera.

Para Realizar Cambios en su Póliza

En general, los empleados pueden alterar sus opciones de beneficios durante el año solo si tienen un cambio de categoría calificado. Los acontecimientos que dan derecho a un cambio de categoría incluyen:

  • Adopción
  • Nacimiento
  • Cambio de empleo/beneficios del cónyuge
  • Fallecimiento de un dependiente
  • Fallecimiento de un cónyuge
  • Divorcio
  • Inicio o pérdida de empleo
  • Separación legal
  • Pérdida de elegibilidad de cobertura a causa de una reducción de horario o permiso de excedencia
  • Matrimonio
  • Órdenes Médicas Autorizadas de Mentenimiento de Hijos (conocida por sus siglas en inglés, QMCSO)

En la mayoría de los planes, el empleado tiene 30 días después del acontecimiento para comunicar al empleador y la aseguradora médica su deseo de inscribir, o eliminar a alguien del registro de cobertura del plan. Si el empleado no lo hace dentro del plazo previsto o no se le permite hacer cambios por otras razones, deberá esperar al periodo de inscripción abierta para inscribir dependientes o solicitar cobertura.

Renunciar a la Cobertura

Los empleados pueden renunciar  un plan de seguro médico ofrecido por su empleador. Esto se denomina “renunciar a la cobertura”. Si un empleado renuncia a su cobertura, no podrá cubrir a sus dependientes bajo el plan del empleador. Tenga en cuenta que en el 2014, los empleados que renuncien a una cobertura considerada accesible y adecuada bajo el Acta de Protección al Paciente y Cuidados Accesible, no calificarán para los subsidios del gobierno a la hora de adquirir un seguro de salud individual.

La decisión de renunciar a cobertura trae consecuencias para el empleado. Por ejemplo:

  • Los empleados deberán saber que el requisito de responsabilidad individual entra en vigor en el 2014 bajo el Acta de Protección al Paciente y Cuidados Accesible. Un empleado que renuncie la cobertura de un empleador y no obtenga cobertura por su cuenta, estará sujeto a una multa.
  • A menos que el empleado firme un documento de renuncia declarando que está cubierto por otro plan—como el del cónyuge, Medi-Cal, o Medicare—el empleado no podrá inscribirse en el plan de su empresa hasta el próximo periodo de inscripción abierta. No obstante, si tiene cobertura con otro plan médico pero la pierde, el empleado podrá inscribirse en el plan médico de su empresa inmediatamente. Hay un límite de tiempo para inscribirse después de perder cobertura médica: el empleado debe solicitar la inscripción de el plan de su empresa dentro de los 30 días posteriores a la pérdida de la otra cobertura.
  • Si un empleado renuncia a la cobertura médica,  sin estar cubierto por otro plan, él o ella (y toda su familia) puede estar sujeto a una limitación de condición preexistente cuando finalmente se inscriba en el plan de su empresa. Si el empleado tiene un nuevo dependiente, ya sea por nacimiento, adopción o matrimonio, podrá inscribirse a sí mismo, a su nuevo dependiente y a toda la familia en ese momento, pero debe hacerlo dentro de los 30 días posteriores a la llegada del nuevo dependiente. Si el empleado no lo hace dentro del plazo de inscripción de 30 días, deberá esperar al periodo próximo de inscripción abierta.
Para más información sobre la renuncia de cobertura y el requisito de responsabilidad individual, vea el apartado “Normas y Derechos del Empleado” en la caja de herramientas.

Usted está obligado a dar una nota a sus empleados que describa sus derechos especiales de renuncia a la cobertura. Pida una copia de esa nota a su agente, corredor de seguros o aseguradora médica.