Prepararse para Adquirir Cobertura de Grupo


Comience reuniendo y organizando información importante que le ayudará a usted (o a su corredor de seguros) a encontrar los mejores planes para su empresa.

Información Básica de la Empresa

Mientras se prepara para buscar planes de salud, es importante tener información básica sobre su empresa organizada y preparada de antemano. Sin ninguna duda, le pedirán estos detalles durante los distintos pasos del proceso. Si está usando un corredor de seguros o un agente, pregúnteles si tienen listas o formularios estándar sobre la información que necesitan. Si no es así, a continuación le damos una lista de los datos más relevantes sobre su empresa que debe tener preparados:

  • Nombre del empleador. Este es el nombre legal de su compañía, no un nombre de negocio ficticio o DBA (siglas en ingles de “doing business as” o “hace negocios bajo el nombre”).
  • La dirección de su empresa. Las aseguradoras médicas necesitarán saber la dirección de calle de su compañía (no un P. O. Box) para determinar su región o área de servicio.
  • La lista de los empleados a quienes planea ofrecer cobertura. Recuerde que puede ser que no todos los empleados sean elegibles.
  • Número de Identificación Fiscal o de Identificación del Empleador. Conocido por sus siglas en inglés, EIN, o alguna vez llamado FEIN, este número es el que obtuvo del IRS al principio de fundar su empresa.
  • Historial de la empresa. Dependiendo del tamaño de su empresa, tal vez tenga que presentar:

    • La fecha de inicio de su empresa.
    • Documentación de la nómina.
    • El Código Industrial Estándar (SIC o NAIC), el cual informa a la aseguradora médica del sector al que pertenece.

Censo de Empleados

Las aseguradoras médicas usan un “censo de empleados” para obtener información específica con el fin de estimar los costos de la atención médica en los que probablemente incurra su grupo. En California, la ley limita el tipo de información que pueden pedir las aseguradoras médicas y la forma en que puede usarse esa información para determinar sus primas.

El censo no incluye estado de salud, raza, religión, orientación sexual (incluso si solicita beneficios para parejas domésticas), número de Seguro Social, o estatus inmigratorio o ciudadanía en los EE.UU.

Con el fin de darle una cotización, las aseguradoras médicas le pedirán que complete un formulario de censo que requiere la siguiente información sobre cada uno de sus empleados:

  • Nombre
  • Edad o fecha de nacimiento
  • Número de dependientes
  • Código postal
Descargue el formulario “Datos del Censo de Empleados”.

Calendario

Hay un par de detalles de programación que necesitará tener muy claros desde el principio del proceso de búsqueda de un plan. Estos incluyen la elección de la fecha en la que entrará en vigor la cobertura y decidir a qué ciclo se ajustará mejor su empresa.

Al elegir la fecha de entrada en vigor de la cobertura, busque una fecha con al menos seis semanas de adelanto, pero que no supere tres meses. De esta manera, (1) las cotizaciones no se vencerán, y (2) usted tendrá tiempo de completar todos los pasos administrativos para comenzar la cobertura.

En cuanto a cuál es el mejor momento del mes para comenzar la cobertura, la mayoría de los empleadores elige el primero del mes. Aunque muchos planes operan a base de un año calendario (de enero a diciembre), la mayoría de las empresas operan en un ciclo diferente de 12 meses, o tienen temporadas muy ocupadas durante las cuales no quieren preocuparse de temas de seguros. Cuando esté pensando en ofrecer seguro médico a sus empleados, pregúntese: “¿Cuál es el mejor momento para mi empresa?”. Las aseguradoras médicas generalmente le permiten escoger la fecha de renovación que más le convenga.

Presupuesto y Liquidez

Antes de comenzar la búsqueda, debe tener una idea de cuánto dinero está usted dispuesto a gastar o se puede permitir pagar en la cobertura de grupo. Debe calcularlo de varias maneras:

  • Porcentaje de la nómina. Calcule una cantidad como un porcentaje de la nómina total mensual y anual que pudiera gastar en cobertura de grupo.
  • Por empleado cada mes. Calcule cuánto puede gastar por empleado cada mes. Calcule una cantidad máxima, sin preocuparse de variables como la aportación de los empleados o la cobertura de los dependientes. Basándose en su presupuesto, puede calcular las variables más adelante.

Al ofrecer cobertura médica de grupo, también es importante considerar el tema de la liquidez. Tenga en cuenta los siguientes temas de liquidez:

  • Compromiso de una prima mensual. La mayoría de las aseguradoras médicas le pedirán que pague la prima mensual el primer día del mes de la cobertura. Esto significa que usted pagaría la cobertura de abril el 1° de abril, la cobertura de mayo el 1° de mayo, etc. Si es la primera vez que adquiere cobertura, o si va a remplazar una cobertura ya existente, la aseguradora médica, con toda certeza, le pedirá una prima mensual por adelantado.
  • Período de gracia. La mayoría de las aseguradoras médicas ofrecen un período de gracia de 30 días para pagar las primas. De esta manera, incluso si paga unos días más tarde, lo más probable es que no le cancelen su seguro médico de grupo. Tal vez quiera averiguar cuál es el periodo de gracia de su aseguradora médica y cuáles son sus normas a la hora de notificar cancelaciones.
  • Cancelación/readmisión. Si normalmente se retrasa al hacer sus pagos, su aseguradora médica tiene el derecho de cancelar su póliza de seguro médico de grupo. La mayoría de las aseguradoras médicas tienen procedimientos para readmitir pólizas que han sido canceladas debido a falta de pagos. Tal vez quiera preguntarle a la aseguradora médica cuáles son sus normas respecto a cancelaciones y readmisiones.
  • Incremento de primas. La mayoría de las primas se renuevan anualmente, lo que significa que las aseguradoras médicas pueden ajustar la prima una vez al año. Sin embargo, algunos planes permiten a la aseguradora médica aumentar las primas cada seis meses. Por ley, le deben notificar el incremento con al menos 30 días de anticipación.